Salah satu kalimat yang sering muncul dari pemilik bisnis adalah:
“Kalau bukan saya yang kerjakan, hasilnya tidak akan bagus.”
Awalnya kalimat tersebut mungkin benar.
Owner membangun bisnis dari nol. Owner yang paling memahami pelanggan, produk, supplier, keuangan, dan cara kerja perusahaan.
Tetapi ketika bisnis semakin besar, keyakinan tersebut justru bisa berubah menjadi masalah.
Jumlah pelanggan bertambah. Karyawan semakin banyak. Transaksi meningkat. Cabang mulai dibuka. Namun hampir semua keputusan masih harus melewati owner.
Akhirnya owner menjadi orang yang paling sibuk di dalam perusahaan.
Bisnis tumbuh, tetapi kebebasan owner justru semakin kecil.
Ketika Owner Menjadi Pusat Semua Masalah
Coba perhatikan aktivitas sehari-hari.
Karyawan bertanya kepada owner.
Manager bertanya kepada owner.
Customer penting harus ditangani owner.
Keputusan harga harus menunggu owner.
Pengeluaran harus disetujui owner.
Masalah operasional kembali kepada owner.
Bahkan masalah kecil pun akhirnya masuk ke meja owner.
Kalau kondisi ini berlangsung terus, owner akan semakin sulit fokus pada pekerjaan yang sebenarnya paling penting: memikirkan arah dan masa depan perusahaan.
Owner Bukan Tidak Boleh Terlibat
Perlu dipahami, membangun sistem bukan berarti owner harus meninggalkan bisnis.
Owner tetap harus mengetahui apa yang terjadi di perusahaan.
Yang perlu diubah adalah jenis keterlibatannya.
Pada tahap awal, owner mungkin harus mengurus banyak hal secara langsung.
Namun ketika perusahaan berkembang, owner seharusnya mulai bergerak dari pelaksana menjadi pengarah.
Dari mengurus setiap masalah menjadi membangun sistem agar masalah yang sama tidak terus berulang.
Dari mengawasi setiap pekerjaan menjadi membangun orang yang mampu mengawasi pekerjaan.
Inilah salah satu proses penting dalam perjalanan seorang entrepreneur.
Mengapa Delegasi Sering Gagal?
Banyak owner sebenarnya sudah mencoba melakukan delegasi.
Tetapi setelah beberapa minggu, pekerjaan kembali ke owner.
Kenapa?
Salah satu penyebabnya adalah owner hanya menyerahkan tugas, tetapi tidak menyerahkan tanggung jawab.
Contohnya, seorang manager diberikan tugas mengelola operasional.
Tetapi setiap keputusan kecil masih harus meminta persetujuan owner.
Akhirnya manager tidak benar-benar belajar mengambil keputusan.
Ia hanya menjadi perpanjangan tangan owner.
Delegasi Bukan Sekadar Membagi Pekerjaan
Delegasi yang sehat membutuhkan beberapa hal:
- Tanggung jawab yang jelas.
- Target yang terukur.
- Wewenang yang sesuai.
- Standar kerja yang jelas.
- Sistem monitoring.
- Evaluasi kinerja.
Tanpa hal tersebut, owner akan merasa bahwa delegasi tidak berhasil.
Padahal yang sebenarnya belum dibangun adalah sistem delegasinya.
Masalahnya Bisa Jadi Bukan Karyawan
Ketika karyawan tidak mampu menjalankan pekerjaan sesuai harapan, respons pertama owner biasanya adalah menyalahkan karyawan.
“Orangnya tidak bagus.”
“Tidak punya inisiatif.”
“Harus selalu disuruh.”
Mungkin memang ada masalah pada orangnya.
Tetapi owner juga perlu bertanya:
“Apakah saya sudah memberikan sistem, target, wewenang, dan arahan yang cukup?”
Karyawan yang baik pun akan kesulitan bekerja jika struktur organisasinya tidak jelas.
Bisnis Membutuhkan Orang yang Bisa Berpikir
Semakin besar perusahaan, semakin tidak efektif jika seluruh keputusan berada di tangan satu orang.
Perusahaan membutuhkan orang-orang yang mampu berpikir dan mengambil tanggung jawab.
Manager bukan hanya orang yang menyampaikan perintah dari owner kepada bawahannya.
Manager harus mampu membaca situasi, mengambil keputusan dalam batas kewenangannya, menyelesaikan masalah, dan bertanggung jawab terhadap hasil.
Ketika kemampuan tersebut mulai terbentuk, owner mendapatkan sesuatu yang sangat berharga:
ruang untuk berpikir.
Owner Harus Mulai Memikirkan Bisnis dari Level yang Lebih Tinggi
Ketika operasional sudah memiliki orang yang bertanggung jawab, owner dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pertanyaan yang lebih strategis.
Bagaimana perusahaan bisa tumbuh?
Pasar mana yang ingin dimasuki?
Produk apa yang perlu dikembangkan?
Bagaimana meningkatkan profit?
Apakah perusahaan siap membuka cabang?
Apakah investasi baru layak dilakukan?
Bagaimana menghadapi kompetitor?
Pertanyaan seperti ini tidak bisa dijawab dengan baik jika seluruh waktu owner habis untuk menyelesaikan masalah operasional.
Jangan Mengejar Omzet Sebelum Sistem Siap
Ada owner yang terus mengejar penjualan tanpa memperhatikan kemampuan organisasi.
Marketing ditingkatkan.
Promosi diperbesar.
Pelanggan bertambah.
Pesanan meningkat.
Tetapi sistem tidak siap.
Akibatnya pelayanan menurun, karyawan kewalahan, stok bermasalah, dan owner kembali turun tangan.
Karena itu, pertumbuhan harus berjalan seimbang dengan kapasitas perusahaan.
Jangan hanya bertanya bagaimana mendapatkan lebih banyak pelanggan. Tanyakan juga apakah perusahaan siap melayani lebih banyak pelanggan.
Bagaimana Mengetahui Bisnis Terlalu Bergantung pada Owner?
Ada beberapa tanda yang dapat diperhatikan.
- Owner tidak bisa meninggalkan bisnis dalam waktu lama.
- Hampir semua keputusan harus disetujui owner.
- Karyawan takut mengambil keputusan.
- Manager tidak memiliki kewenangan yang jelas.
- Masalah yang sama terus berulang.
- Owner menjadi tempat bertanya untuk hampir semua hal.
- Ketika owner tidak hadir, produktivitas perusahaan menurun.
Jika banyak tanda tersebut terjadi, mungkin sudah waktunya melakukan evaluasi terhadap sistem perusahaan.
Bisnis yang Bisa Ditinggal Bukan Berarti Bisnis yang Tidak Dikontrol
Ini kesalahpahaman yang cukup sering terjadi.
Ketika mendengar “bisnis bisa ditinggal owner”, sebagian orang membayangkan owner tidak perlu melakukan apa-apa.
Bukan itu maksudnya.
Bisnis yang sehat justru memiliki kontrol yang lebih baik.
Owner dapat melihat laporan.
Mengetahui target.
Melihat indikator kinerja.
Memantau cash flow.
Melakukan evaluasi.
Yang berubah adalah owner tidak harus berada di setiap aktivitas.
Owner mengendalikan bisnis melalui sistem, bukan melalui kehadiran fisik setiap saat.
Ketika Bisnis Ingin Scale Up, Sistem Harus Ikut Naik Kelas
Scale up membutuhkan kapasitas.
Kalau bisnis ingin berkembang dua atau tiga kali lipat, sistem perusahaan juga harus mampu mengikuti.
Struktur organisasi harus jelas.
Pelaporan harus semakin baik.
Keuangan harus semakin disiplin.
Operasional harus memiliki standar.
Dan orang-orang yang memegang posisi penting harus mampu menjalankan tanggung jawabnya.
Tanpa fondasi tersebut, pertumbuhan dapat menciptakan tekanan baru bagi perusahaan.
Bagaimana dengan Rencana Ekspansi?
Jika setelah melakukan pembenahan internal perusahaan ingin melakukan ekspansi, keputusan tersebut tetap perlu dihitung secara matang.
Misalnya ingin membuka cabang, membangun fasilitas produksi, mengembangkan proyek baru, atau memasuki pasar yang berbeda.
Jasa studi kelayakan dapat membantu perusahaan mengkaji aspek pasar, teknis, operasional, manajemen, keuangan, investasi, legalitas, serta risiko dari rencana proyek tersebut.
Dengan demikian, owner dapat melihat apakah peluang tersebut sesuai dengan kapasitas perusahaan dan memiliki prospek yang cukup baik untuk dikembangkan.
Pembuatan Studi Kelayakan untuk Keputusan Investasi
Untuk proyek dengan kebutuhan investasi yang signifikan, pembuatan studi kelayakan dapat membantu menyusun analisis yang lebih komprehensif.
Analisis dapat mencakup potensi pasar, kebutuhan investasi, biaya operasional, proyeksi pendapatan, profitabilitas, arus kas, hingga risiko yang dapat memengaruhi proyek.
Owner juga dapat melihat beberapa skenario sehingga tidak hanya bergantung pada satu asumsi mengenai kondisi bisnis di masa depan.
Perubahan Terbesar Sering Dimulai dari Owner
Kalau bisnis terus bergantung kepada owner, jangan hanya bertanya:
“Bagaimana membuat karyawan lebih mandiri?”
Tanyakan juga:
“Apa yang harus saya ubah agar perusahaan mampu berjalan tanpa saya mengurus semuanya?”
Ini adalah perubahan cara berpikir.
Owner tidak lagi hanya mencari orang untuk membantu pekerjaannya.
Owner mulai membangun organisasi yang mampu menghasilkan keputusan dan menjalankan proses secara konsisten.
Mulai dari Satu Masalah Terbesar
Jangan mencoba memperbaiki seluruh perusahaan dalam satu hari.
Mulailah dengan menemukan bottleneck terbesar.
Apakah masalahnya ada pada owner?
Tim?
Sistem?
Keuangan?
Pemasaran?
Operasional?
Setelah masalah utama ditemukan, tentukan perubahan yang paling memberikan dampak.
Kemudian ukur hasilnya.
Jika berhasil, lanjutkan ke masalah berikutnya.
Kesimpulan
Jika bisnis sudah berjalan lama tetapi owner masih harus mengurus hampir semuanya, mungkin masalahnya bukan karena bisnis tersebut tidak memiliki potensi.
Bisa jadi perusahaan belum membangun sistem dan organisasi yang mampu mengikuti pertumbuhan.
Owner perlu mulai mengubah perannya dari orang yang menyelesaikan semua masalah menjadi orang yang membangun sistem untuk menyelesaikan masalah.
Bisnis yang sehat bukan bisnis yang membuat owner semakin sibuk.
Bisnis yang sehat adalah bisnis yang membuat perusahaan semakin kuat dan memberikan ruang bagi owner untuk berpikir lebih strategis.
Dan ketika perusahaan ingin melakukan ekspansi atau investasi, analisis yang tepat juga diperlukan agar keputusan tidak hanya berdasarkan optimisme.
Melalui jasa studi kelayakan, perusahaan dapat mengkaji berbagai aspek penting sebelum menjalankan proyek.
Sedangkan pembuatan studi kelayakan dapat membantu menyusun kajian yang disesuaikan dengan karakteristik bisnis dan rencana investasi.
Pada akhirnya, tujuan seorang owner bukan menjadi orang yang paling sibuk dalam perusahaan.
Tujuannya adalah membangun perusahaan yang mampu tumbuh, menghasilkan keuntungan, dan berjalan dengan sistem yang kuat.
Karena ketika owner mulai memiliki waktu untuk berpikir, di situlah perusahaan biasanya mulai memiliki ruang untuk berkembang.