Dalam bisnis yang sedang berkembang, ketergantungan pada satu orang dapat menjadi hambatan serius. Orang tersebut bisa saja owner, manajer, karyawan senior, atau tenaga ahli yang menguasai hampir seluruh pekerjaan penting.

Ketika orang tersebut tidak hadir, pekerjaan menjadi lambat, keputusan tertunda, dan pelayanan kepada pelanggan terganggu. Kondisi ini menunjukkan bahwa bisnis belum memiliki sistem kerja yang cukup kuat.

Membangun sistem kerja bukan berarti menghilangkan peran manusia. Tujuannya adalah memastikan pekerjaan tetap dapat berjalan meskipun satu orang sedang tidak tersedia.

1. Petakan Pekerjaan yang Paling Penting

Langkah pertama adalah mencatat seluruh pekerjaan utama dalam bisnis. Kelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi, seperti penjualan, keuangan, operasional, pelayanan, pengadaan, dan administrasi.

Tentukan pekerjaan mana yang paling penting bagi kelangsungan bisnis. Fokuskan perbaikan terlebih dahulu pada pekerjaan yang apabila terhenti dapat mengganggu pelanggan atau arus kas.

2. Dokumentasikan Proses Kerja

Pekerjaan yang hanya diketahui melalui pengalaman seseorang akan sulit diwariskan kepada orang lain. Karena itu, buat dokumentasi sederhana untuk setiap proses penting.

Dokumen tersebut dapat berisi:

• tujuan pekerjaan;
• langkah-langkah pelaksanaan;
• alat atau dokumen yang dibutuhkan;
• standar hasil;
• pihak yang bertanggung jawab;
• tindakan ketika terjadi masalah.

Dokumentasi tidak harus panjang. Yang penting, orang lain dapat memahami dan mengikuti proses tersebut.

3. Tetapkan Penanggung Jawab

Setiap pekerjaan perlu memiliki penanggung jawab yang jelas. Hindari kondisi ketika semua orang merasa bertanggung jawab, tetapi tidak ada yang benar-benar mengerjakannya.

Tentukan siapa yang melaksanakan, siapa yang memeriksa, dan siapa yang memberikan persetujuan jika diperlukan.

Pembagian ini membantu mengurangi kebingungan serta mencegah pekerjaan bergantung pada satu orang.

4. Siapkan Orang Kedua

Untuk pekerjaan penting, selalu siapkan minimal satu orang yang dapat mengambil alih ketika penanggung jawab utama tidak hadir.

Orang kedua tersebut perlu mendapatkan pelatihan, akses informasi, dan kesempatan untuk mencoba menjalankan pekerjaan secara langsung.

Jangan menunggu sampai orang utama berhalangan. Proses pengalihan tanggung jawab harus dilatih sejak awal.

5. Gunakan Sistem Pencatatan

Informasi penting sebaiknya tidak hanya disimpan dalam telepon pribadi, percakapan informal, atau ingatan seseorang.

Gunakan sistem pencatatan untuk menyimpan data pelanggan, stok, transaksi, jadwal pekerjaan, pemasok, dan laporan operasional. Akses terhadap informasi tetap perlu diatur sesuai kewenangan masing-masing.

Dengan pencatatan yang rapi, proses kerja dapat dilanjutkan tanpa harus selalu bertanya kepada orang tertentu.

6. Berikan Kewenangan yang Sesuai

Sistem kerja tidak akan berjalan jika karyawan hanya diberi tugas tanpa kewenangan. Mereka perlu mengetahui keputusan apa yang boleh diambil dan kapan harus meminta persetujuan.

Tetapkan batas kewenangan berdasarkan nilai transaksi, tingkat risiko, dan posisi karyawan. Dengan demikian, pekerjaan dapat berjalan cepat tanpa mengabaikan pengawasan.

7. Evaluasi dan Perbarui Sistem

Sistem kerja perlu diperiksa secara berkala. Proses yang sebelumnya efektif mungkin perlu disesuaikan ketika jumlah pelanggan, karyawan, atau transaksi meningkat.

Mintalah masukan dari orang yang menjalankan pekerjaan secara langsung. Mereka biasanya lebih memahami hambatan yang terjadi di lapangan.

Mulai dari Proses yang Paling Sering Menimbulkan Masalah

Jangan mencoba membuat seluruh sistem sekaligus. Pilih satu proses yang paling sering menghambat pekerjaan atau paling bergantung pada orang tertentu.

Dokumentasikan prosesnya, latih orang kedua, tetapkan kewenangan, lalu uji apakah pekerjaan dapat berjalan tanpa bantuan orang utama.

Bisnis yang kuat bukan bisnis yang bergantung pada satu orang hebat, melainkan bisnis yang memiliki sistem sehingga banyak orang dapat bekerja secara terarah.

Untuk mengevaluasi sistem kerja dan mengurangi ketergantungan bisnis pada individu tertentu, kunjungi AndikaTalk.id.